به گزارش اخبارساخته ها؛ در چند دهه‌ی گذشته، ورود فناوری اطلاعات به سازمان‌ها، نگاه مدیران را به فرآیندهای کاری تغییر داد. در ابتدا بسیاری تصور می‌کردند که فناوری اطلاعات صرفاً باید وظایف انسانی را با کامپیوتر جایگزین کند. اما سازمان‌های موفق دریافتند که ارزش واقعی فناوری اطلاعات زمانی مشخص می‌شود که نه‌تنها ابزارها تغییر کنند، بلکه فرآیندهای کاری نیز از نو طراحی شوند.

درس‌هایی از مهندسی مجدد در عصر دیجیتال:

در دهه ۱۹۹۰، مایکل همر و جیمز چمپی در کتاب “مهندسی مجدد شرکت” تأکید کردند که سازمان‌ها باید ساختارهای خود را از پایه بازنگری کنند و نباید صرفاً فناوری را به فرآیندهای قدیمی اضافه کنند.

به عنوان مثال، شرکت فورد در دهه ۱۹۸۰ دریافت که ۵۰۰ نفر را در بخش حساب‌های پرداختی خود به کار گرفته است، در حالی که رقیب ژاپنی‌اش مزدا همین کار را تنها با ۵ نفر انجام می‌داد. فورد ابتدا تصور می‌کرد که این مشکل ناشی از ناکارآمدی کارکنان است، اما بررسی‌ها نشان داد که ساختار فرآیندهای مالی آن‌ها مشکل اصلی است.

در فرآیند سنتی فورد، هر بار که کالایی سفارش داده می‌شد، سه سند جداگانه تولید می‌شد:

• واحد تأمین یک سفارش خرید ثبت می‌کرد.

• تأمین‌کننده فاکتور ارسال می‌کرد.

• انبارداری هنگام دریافت کالا یک گزارش تهیه می‌کرد.

سپس بخش حسابداری مجبور بود این سه سند را با یکدیگر مطابقت دهد تا پرداخت صورت گیرد. این فرآیند زمان‌بر، پرخطا و بسیار پرهزینه بود.

فورد تصمیم گرفت این فرآیند را از نو طراحی کند، نه اینکه صرفاً آن را با کامپیوتر انجام دهد.

آن‌ها به جای سه سند جداگانه، یک سیستم یکپارچه طراحی کردند که هنگام دریافت کالا، پرداخت را به‌صورت خودکار ثبت می‌کرد.

نتیجه؟

کاهش ۷۵٪ نیروی انسانی در این بخش، افزایش دقت و تسریع فرآیندها

ورود هوش مصنوعی و مرحله جدید تحول در کسب‌وکار:

امروزه، همان‌طور که فناوری اطلاعات در دهه‌های قبل موجب تحول سازمان‌ها شد، هوش مصنوعی در حال ایجاد تغییرات عمیق در فرآیندهای تصمیم‌گیری و مدیریت است. اما یک اشتباه رایج در میان مدیران این است که تصور می‌کنند صرفاً اضافه کردن هوش مصنوعی به یک فرآیند قدیمی، آن را بهینه خواهد کرد. هوش مصنوعی تنها زمانی تأثیرگذار خواهد بود که فرآیندها به‌گونه‌ای طراحی شوند که از قابلیت‌های آن حداکثر استفاده را ببرند.

چالش‌های اساسی در پیاده‌سازی هوش مصنوعی در سازمان‌ها:

• بسیاری از مدیران از هوش مصنوعی به‌عنوان یک ابزار مکمل استفاده می‌کنند، نه به‌عنوان یک عنصر اصلی در بازنگری ساختاری.

• فرآیندهای قدیمی سازمانی برای تصمیم‌گیری‌های انسانی طراحی شده‌اند، درحالی‌که هوش مصنوعی می‌تواند تصمیمات را سریع‌تر و هوشمندتر بگیرد.

• عدم بازنگری فرآیندهای سازمانی باعث می‌شود که هوش مصنوعی تنها نقش یک “اتوماسیون ساده” را ایفا کند، نه یک عامل تحول‌آفرین.

چگونه می‌توان سازمان را برای استفاده از هوش مصنوعی آماده کرد؟

• شناسایی فرآیندهایی که بیشترین سود را از هوش مصنوعی می‌برند.

• ایجاد سیستم‌های یکپارچه که امکان تبادل داده با الگوریتم‌های هوش مصنوعی را فراهم کنند.

• بازطراحی فرآیندهای تصمیم‌گیری به‌گونه‌ای که از توانایی‌های هوش مصنوعی برای پیش‌بینی و تحلیل استفاده شود.

• بازآموزی کارکنان برای همکاری با سیستم‌های هوشمند به جای مقابله با آن‌ها.

نمونه‌ای از بازطراحی فرآیندها با هوش مصنوعی:

شرکت بیمه Mutual Benefit Life متوجه شد که پردازش هر درخواست بیمه، به دلیل وجود مراحل غیرضروری و انتقال‌های زائد میان ۱۹ نفر در ۵ دپارتمان، از ۵ تا ۲۵ روز طول می‌کشد.

با بازنگری این فرآیند و ایجاد یک پایگاه داده مشترک که هوش مصنوعی به آن دسترسی داشت:

– زمان پردازش به چند ساعت کاهش یافت.

– هزینه‌های عملیاتی به‌شدت کم شد.- مشتریان رضایت بیشتری پیدا کردند.

آیا هوش مصنوعی جایگزین مدیران می‌شود؟

در حالی که برخی تصور می‌کنند که هوش مصنوعی موجب حذف تصمیم‌گیری انسانی خواهد شد، واقعیت این است که مدیران آینده، نقش‌های جدیدی خواهند داشت:

• مدیران باید توانایی تفسیر خروجی‌های هوش مصنوعی را داشته باشند.

• مهارت‌های تصمیم‌گیری در کنار داده‌های هوشمند، کلید موفقیت خواهد بود.

• سازمان‌ها باید برای همکاری انسان و ماشین، یک فرهنگ سازمانی جدید ایجاد کنند.

چشم‌انداز آینده؛ سازمان‌های هوشمند و تصمیم‌گیری داده‌محور:

سازمان‌هایی که می‌خواهند در عصر جدید موفق باشند، باید فراتر از استفاده سطحی از فناوری حرکت کنند. آن‌ها باید:

• فرآیندهای خود را از ابتدا با در نظر گرفتن هوش مصنوعی طراحی کنند.

• نقش کارکنان را از “انجام‌دهنده” به “کنترل‌کننده و تحلیلگر” تغییر دهند.

• ساختارهای سنتی تصمیم‌گیری را کنار بگذارند و به تصمیم‌گیری داده‌محور روی آورند.

سوال کلیدی برای مدیران آینده:

در سازمان شما، کدام فرآیندها نیازمند بازنگری هستند تا هوش مصنوعی بتواند تأثیر واقعی خود را نشان دهد؟

به نظر شما، مهم‌ترین چالش‌ها و فرصت‌های استفاده از هوش مصنوعی در سازمان‌ها چیست؟

انتهای پیام/

منبع خبر: دکتراشرف رحیمیان