اولین روابط عمومی در سال ۱۳۲۷ شمسی از طرف شرکت نفت ایران و انگلیس در ایران به وجود آمد که مرکز مهم‌ترین تشکیلات و فعالیت‌های آن در آبادان بود. نخستین همایش‌های روابط عمومى در سال ۱۳۴۳ و ۱۳۴۴ در آبادان و در کرمانشاه برگزار شد. پس از تشکیل واحدهاى روابط عمومى در ایران، نیاز بـه آموزش مسئولان روابط عمومى و کارمندان این واحدها احساس شـد؛ درنتیجه کلاس‌های آموزشی برای کارمندان وزارت اطلاعات و جهانگردى سابق برگزار شد. در سال ۱۳۴۵ مطالعاتى درباره تشکیل دانشکده روابط عمومى صورت گرفت و در سال ۱۳۴۶ منجر به تشکیل مؤسسه عالى مطبوعات و روابط عمـومى شد. پس از انقلاب اسلامى در دانشکده علوم اجتمـاعى دانشگاه علامه طباطبایى، رشته روابط عمومی در مقطع کارشناسی به رشته علوم اجتماعى با گرایش علوم ارتباطات تغییر پیدا کرد.

اهمیت و ضرورت نقش روابط عمومی در یک سازمان

یکی از عوامل مهمی که در پیشبرد اهداف و سرنوشت سازمان‌ها اهمیت دارد، کیفیت رابطه آن سازمان با گروه مخاطب هدف و افکار عمومی جامعه‌ است. ‌اگر سازمان‌ها را مانند ماشینی تصور کنیم، روابط عمومی فرمان این ماشین است که در دست مدیران سازمان برای هدایت و راهبری آن قرار دارد. این ماشین یک راننده کارکشته و توانمند می‌خواهد که بداند چگونه با کمک فرمان روابط عمومی سازمان را در مسیر اهدافش هدایت کند. ارتباط با جامعه و مخاطبان با کمک روابط عمومی مثبت باعث می‌شود تا سازمان‌ در دستیابی به اهداف خود موفق‌تـر باشد.

وظایفی که مدیر روابط عمومی، نقش اصلی را در آنها دارد شامل طیف گسترده‌ از تعاملات درون سازمانی و برون سازمانی می‌شود. این تعاملات شامل انتشار اخبار رسمی مربوط به سازمان، برگزاری رویدادها و نشست‌های خبری و به طور کلی هماهنگی هر نوع اظهار نظری است که تحت عنوان عضوی از شرکت منتشر می‌شود.

یکی از مواردی که نقش مدیر پی‌آر در آن بسیار پر رنگ می‌شود، زمانی است که بحرانی برای سازمان به وجود می‌آید. مدیریت درست یک بحران، برگ برنده یک مدیر روابط عمومی خوب به شمار می‌آید. ولی مدیر روابط عمومی برای این کار نیاز به شناخت کامل سازمان، فعالیت‌های آن و اعضای هر بخش دارد. ارتباط رسانه‌ای که یکی دیگر از سرویس‌های روابط عمومی است، علاوه بر فعالیت‌های روزمره مثل انتشار اخبار، در بحران‌ها بسیار کارآمد است. اینکه در واکنش به یک بحران، سازمان چه کاری‌هایی می‌تواند انجام دهد، قطعا شناخت رسانه و داشتن ارتباط با خبرنگاران یکی از اصلی‌ترین ابزارهای روابط عمومی است.

جایگاه روابط عمومی در میان سازمان ها

دنیای امروز دنیای ارتباطات است. در سازمان های دولتی داشتن اطلاعات موثق، دقیق و به موقع با توجه به هدف و ساختار، بزرگترین سرمایه یک سازمان است و حیات یک سازمان به داشتن یک ارتباط دوسویه درون سازمانی و برون سازمانی و انجام تبلیغات و کسب اطلاعات به روز و مفید بستگی دارد و این جاست که لزوم وجود روابط عمومی واقعی در ایستگاه های روابط عمومی نمایان می شود. در دنیای امروز که مرزهای ارتباطات شکسته شده و انسان به دنبال کشف راهکارهای مطلوب زیستن و نگرش جامع مدار است، آموزه های علمی ما را به کنکاش و توجه درباره وضعیت چگونگی تعامل و برخوردنمودن با مسایل رهنمون می سازد. بی شک یک سازمان و یا یک اداره نمی تواند خود را جزیره ای بی ارتباط فرض نماید و از تکنولوژی و آورده های آن بی نیاز و با آن بیگانه باشد. روابط عمومی باید بر محور تفکر مداری، مشارکت مداری و اطلاع مداری باشد تا بتواند در راستای کمک به اثربخشی سازمان مؤثر باشد و با نواندیشی و نوگرایی، ابتکار و خلاقیت مستمر عجین شود و خود را با تحولات و پاسخگویی مرتب به افکار عمومی منطبق و هماهنگ سازد.

امروزه نقش و جایگاه روابط عمومی و اطلاع رسانی بسیار اهمیت ویژه ای پیدا کرده است. با وسیع تر شدن جوامع و نیاز آنها به اطلاعات دقیق و جزئیات واقع گرایانه اهمیت جایگاه و نیاز به روابط عمومی پررنگ تر می گردد.

روابط عمومی چیزی ورای صرفا تنظیم کردن و فرستادن مقالات به رسانه های عمومی یا پست کردن اعلان های مطبوعاتی است.

چتر گسترده روابط عمومی چندین فعالیت مرتبط را دربر می گیرد که هدف همگی آنها انتقال پیام هایی خاص با مخاطبان با هدف مشخص است. با توجه به واقعیت هایی که امروزه در جامعه وجود دارد ، صنعت روابط عمومی در حال توسعه می باشد و مدیران روابط عمومی باید هر روز خود را بیشتر با این علم بالاخص آشنا کنند.

روابط عمومی از طریق افزایش توانایی ها و نقش خود در جامعه می تواند در پیشبرد اهداف سازمان مربوطه بسیار موثر باشد.

از طرفی دیگر نقش و اهمیت روابط عمومی به عنوان یک رسانه سازمانی در شکل دهی و هدایت افکار عمومی و جریان سازی رویدادهای سیاسی و اجتماعی بر هیچکس پوشیده نیست.

شاید تا چندی پیش محوری ترین نقش روابط عمومی صرفا اطلاع رسانی از رویدادهای سازمانی بود. اما در حال حاضر روابط عمومی می توانند با ایجاد شرایطی از یک دستگاه اداری منفعل به یک سازمان رسانه ای هدایتگر و جریان ساز در فرایند تحول سازمان و جامعه به سوی توسعه تبدیل شوند.

یکی از راه های موفقیت روابط عمومی داشتن ارتباط مستمر و عمیق با رسانه ها می باشد.

در دنیای امروز سازمان ها و جامعه با مسائل پیچیده ای روبرو می شوند که حل و فصل و مدیریت این مسائل درون سازمانی به عهده روابط عمومی می باشد و برای آنکه بتوان مسئله ای را در درون سازمان حل و فصل کرد در درجه اول باید همه عوامل و زمینه های بروز مشکل را شناسایی و سپس برای حل آن برنامه ریزی کرد.

یکی از ابزارهایی که می تواند در این زمینه کمک کند روابط عمومی می باشد. روابط عمومی از عملیات ارتباطی آگاهانه مبتنی بر برنامه و تحقیق می باشد که با استفاده از شیئه های علمی و هنری به ارتباط با درون سازمان و بیرون سازمان پرداخته و از یک طرف به منظور کسب نظرات و انتقادات و از طرف دیگر اطلاع رسانی و آگاه نمودن و ترغیب و ایجاد وحدت و همدلی می پردازد و با تجزیه و تحلیل اخبار در رسانه ها و افکار عمومی برای رسیدن به تفاهم و کمک به حل بحران تلاش می کند.

یک روابط عمومی کارآمد برای پاسخگویی باید شناخت کافی از مسائل روز و اشراف و آشنایی کافی بر رسانه ها داشته باشد.

یکی از مهم ترین وظایف یک روابط عمومی پویا و فعال تلاش برای انتشار فعالیت ها و اهداف سازمانی و برانگیختن توجه عمومی نسبت به عملکرد آن سازمان یا مجموعه می باشد.

بر این اساس هر یک از مدیران روابط عمومی باید در تعامل و همکاری با رسانه های جمعی به اشتراک نظر درباره ارائه و انتقال بخشی از رویدادهای مرکز یا مجموعه کاری خود دست یابند ولی در برخی موارد این تعامل و همکاری یک سویه بوده و روابط عمومی ها کمتر بر کارکرد رسانه های جمعی در انتقال اخبار توجه نشان داده اند.

روابط عمومی ها از دیدگاه حرفه ای همیشه باید در برقراری تعامل و همکاری با رسانه های جمعی کوشا و فعال باشند. تا در انتشار اخبار و اطلاع گرفتن از افکار عمومی بتوانند کاری موثر را ارائه دهند.

برقرارى ارتباط و انتقال پیام ها، هسته مرکزى و کانون اصلى فعالیت هاى روابط عمومى را تشکیل مى دهد. مسئولان روابط عمومى باید به خوبى وسایل و کانال هاى ارتباطى موجود در جامعه را بشناسند و نسبت به کارکرد هاى آنها آگاهى کامل داشته باشند. چرا که هنگامى که نیاز ارتباطى احساس شد به خوبى بتوانند تصمیم بگیرند، که کانال یا کانال هاى موجود در جامعه را به کار گیرند.

همه مسئولان روابط عمومى که مسئولیت ارتباط با وسایل ارتباطى را به عهده دارند، باید به این اصل مهم و کلى واین واقعیت واقف باشند و آن را در فعالیت ارتباطى خود به عنوان محور اصلى در نظر بگیرند، در برخورد با خبر نباید به صورت انفعالى عمل کنند و منتظر نشوند تا با پیش آمدن رویدادى خبر آن را تهیه کنند، بلکه هنگامى که لازم بود خبر را بیافرینند، مبتنى بر صحت و دقت باشد، برحسب تشخیص و خط مشى سازمان مى توانند، با مسئولان برنامه هاى مورد توجه خود ارتباط داشته و با آنان همکارى مقتضى داشته باشند.

کلام آخر اینکه، روابط‌عمومی بخش مهمی از یک سازمان است که وظایفی همچون اطلاع‌رسانی، اطلاع‌یابی، پاسخگویی، شناخت «افکار عمومی»، شناخت و تجزیه و تحلیل «نقاط قوت و ضعفها و فرصتها و محدودیتها» را بر عهده داشته و در پی آن است تا با پیشگیری از محدودیتها، بهترین استفاده را از فرصتها برای تحقق اهداف سازمان ببرد.

با محقق شدن مدیریت تغییر، روابط‌عمومی از مدیریت اجرایی خارج شده و در جایگاه مدیریت استراتژیک قرار می‌گیرد. روابط‌عمومی‌های تغییر یافته، حتی مدیریت ریسک را هم می‌توانند به طور جدی مورد توجه قرار دهند. اینگونه است که یک روابط‌عمومی از حالت ایستا می‌تواند به یک روابط‌عمومی پویا تبدیل شود.

با واقعیت روبرو شویم. چشم‌انداز فعلی کسب‌وکارها بسیار رقابتی است و این روزها، سخت‌تر از قبل می‌توان در بازار متمایز و برجسته شد. سازمان‌ها باید به طور مستمر به دنبال راه‌های جدید برای کسب مزیت رقابتی و رشد در بازار باشند. شاید برایتان غیر قابل باور باشد، اما واحد روابط عمومی و ارتباطات می‌تواند به عنوان یکی از ابزارهای بسیار مهم به صاحبان کسب‌وکار کمک کند، ولی متأسفانه اهمیت و قدرت آن دست‌کم گرفته می‌شود.

امروز به بهانه روز ارتباطات و روابط عمومی درباره وجود این واحد در سازمان‌ها صحبت خواهیم کرد. روابط عمومی می‌تواند به سلاح قدرت‌مندی تبدیل شود که پتانسیل و قدرت فوق‌العاده آن را مدیران هنوز دست کم می گیرند.

با درک اهمیت استراتژیک روابط عمومی و در نظر گرفتن آن در استراتژی کلی کسب‌وکار، شرکت‌ها این شانس را دارند تا برند خود را متمایز کنند. با تقویت ارتباطات رسانه‌ای، می‌توان وجهه مثبت برند را تقویت کرد، شهرت و تصویر برند را بهبود بخشید و در نهایت باعث رشد کسب‌وکار شد.

در این مقاله، قدم به دنیای روابط عمومی می‌گذاریم تا دلایل منطقی و متقاعدکننده‌ای را بیان کنیم و شرح دهیم چرا ترکیب استراتژی‌های روابط عمومی در فرآیندهای روتین و روزمره سازمان‌ها و برای آنان که هدفشان رونق در محیط تجاری پر رقیب امروز است، ضروری و حیاتی است.

نوشته شده به قلم مینو حسینی – مدیرروابط عمومی اتحادیه صنف مشاوران املاک تهران